By: Erfi Ilyas
erfiilyas@yahoo.com
7 Realisasi
produk (Product realization)
Klausul ini berisi persyaratan tentang
ketentuan berkenaan dengan realisasi produk. Terdiri dari enam sub klausul,
yakni: 7.1 memuat ketentuan tentang perencanaan realisasi produk, 7.2 tentang
proses yang berkaitan dengan pelanggan, 7.3 tentang disain dan pengembangan,
7.4 tentang pembelian, 7.5 tentang produksi dan penyediaan jasa, dan 7.6
tentang pengendalian peralatan pemantauan dan pengukuran. Adapun esensi dari
setiap klausul tersebut adalah sebagai berikut:
7.1 Perencanaan realisasi produk (Planning of product realization)
Klausul ini berisi ketentuan bahwa organisasi harus merencanakan dan mengembangkan proses-proses yang dibutuhkan untuk
realisasi produk. Perencanaan realisasi produk tersebut harus taat asas dengan
persyaratan proses-proses lain dari sistem manajemen mutu (lihat 4.1)
Dijelaskan pula dalam klausul ini bahwa dalam merencanakan
realisasi produk, organisasi harus menetapkan hal-hal berikut, jika sesuai:
a) sasaran dan
persyaratan mutu untuk
produk,
b) kebutuhan
untuk menetapkan proses dan dokumen, dan penyediaan sumber daya yang spesifik
bagi produk,
c) kegiatan
verifikasi, validasi, pemantauan, pengukuran, inspeksi dan uji yang khas bagi
produk dan kriteria keberterimaan produk,
d)
rekaman yang diperlukan untuk memberikan bukti bahwa
proses realisasi dan produk yang dihasilkan memenuhi persyaratan.
Mencermati isi
klausul ini dapat dimengerti bahwa sebelum melakukan proses produksi atau
penyediaan jasa, organisasi terlebih dahulu harus melakukan perencanaan. Dalam
perencanaan tersebut harus ditetapkan hal-hal seperti; sasaran dan persyaratan mutu produk yang hendak dicapai, dokumen dan
sumberdaya yang dibutuhkan, kriteria keberterimaan produk, serta
kegiatan-kegiatan seperti; verifikasi, validasi, pemantauan, pengukuran,
inspeksi dan pengujian produk untuk memastikan agar produk yang dihasilkan
betul-betul memenuhi kriteria keberterimaan (criteria for product acceptance).
Dalam banyak organisasi hal-hal yang
terkait dengan perencanaan realisasi produk sebagaimana diuraikan di atas
dituangkan dalam dokumen yang disebut dengan rencana mutu (quality plan).
7.2 Proses berkaitan dengan pelanggan (Customer–related process)
Klausul ini berisi ketentuan berkenaan
dengan proses-proses yang berkaitan dengan pelanggan. Terdiri dari tiga sub
klausul, yakni: 7.2.1 berkenaan dengan penetapan persyaratan yang berkaitan
dengan produk. 7.2.2 berkenaan dengan tinjauan persyaratan berkaitan dengan
produk, dan 7.2.3 berkenaan dengan komunikasi pelanggan.
7.2.1 Penetapan
persyaratan yang berkaitan dengan produk (Determination
of requirements related to product)
Klausul ini berisi ketentuan bahwa organisasi harus menetapkan:
a) persyaratan yang ditentukan oleh pelanggan, termasuk
persyaratan untuk penyerahan dan kegiatan pasca penyerahan,
b) persyaratan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan
tetapi perlu untuk pemakaian yang ditetapkan atau dimaksudkan, bila diketahui,
c)
persyaratan undang-undang dan peraturan yang berlaku
pada produk, dan,
d) persyaratan
tambahan lain yang dipertimbangkan diperlukan oleh organisasi.
Dengan mencermati isi klausul 7.2.1 ini jelas bahwa terkait dengan penetapan persyaratan
produk, organisasi harus
melakukan beberapa hal antara lain; menetapkan persyaratan yang ditentukan oleh
pelanggan, termasuk persyaratan untuk penyerahan dan pasca penyerahan, persyaratan undang-undang dan peraturan
yang berlaku terhadap produk tersebut, serta persyaratan tambahan yang
ditentukan oleh organisasi sendiri.
7.2.2 Tinjauan
persyaratan berkaitan dengan produk (Review
of requirement related to product)
Klausul ini menyatakan bahwa organisasi harus meninjau
persyaratan yang terkait dengan produk. Tinjauan harus dilakukan sebelum
organisasi berkomitmen untuk mensuplai produk kepada pelanggan (missalnya penyampaian penawaran, penerimaan kontrak
atau pesanan, dan penerimaan perubahan pada kontrak dan pesanan) dan organisasi
harus memastikan bahwa:
a)
persyaratan
produk telah ditentukan,
b)
persyaratan
kontrak atau pesanan yang berbeda dari sebelumnya diselesaikan, dan
c) organisasi memiliki kemampuan untuk
memenuhi persyaratan yang ditentukan.
Pada klausul ini dijelaskan pula bahwa rekaman hasil
tinjauan dan tindakan yang timbul dari tinjauan harus dipelihara (lihat 4.2.4)
Bila pelanggan tidak memberikan pernyataan tertulis
tentang persyaratan, maka persyaratan pelanggan harus ditegaskan oleh
organisasi sebelum order diterima.
Bila persyaratan produk diubah,
organisasi harus memastikan bahwa dokumen-dokumen yang relevan juga diamandemen
dan personel yang relevan diberi tahu akan adanya perubahan persyaratan
tersebut.
Dalam klausul ini terdapat pula
catatan terkait dengan tinjauan untuk situasi tertentu sebagai berikut:
CATATAN Dalam beberapa situasi, seperti penjualan melalui
internet, maka tinjauan resmi untuk masing-masing pesanan tidak dapat
dipraktekkan. Sebagai pengganti,
tinjauan dapat diganti dengan informasi produk yang relevan seperti katalog
atau bahan iklan.
Klausul ini mengharuskan organisasi
menetapkan dan menerapkan pengaturan yang efektif untuk berkomunikasi dengan
pelanggan terkait dengan:
a)
informasi
produk,
b)
pertanyaan,
penanganan kontrak atau pesanan, termasuk perubahan, dan
c)
umpan balik pelanggan, termasuk keluhan pelanggan.
Dari isi
klausul ini dapat dimengerti bahwa tujuan utama membangun komunikasi pelanggan
adalah agar supaya pelanggan memahami dengan baik seluruh informasi dan
karakteristik produk yang ditawarkan sehingga pelanggan dapat membuat keputusan
yang tepat terkait dengan produk tersebut. Kecuali itu, komunikasi pelanggan
juga dimaksudkan untuk menangani pertanyaan, kontrak, pesanan, umpan balik
pelanggan dan keluhan pelanggan secara efektif.
7.3 Disain dan pengembangan (Design and development)
Klausul
ini berisi ketentuan berkenaan dengan disain dan pengembangan. Terdiri dari tujuh
sub klausul, yakni: 7.3.1 berkenaan dengan perencanaan disain dan pengembangan,
7.3.2 berkenaan dengan input disain dan pengembangan, 7.3.3 berkenaan dengan output
disain dan pengembangan, 7.3.4 berkenaan dengan tinjauan disain dan
pengembangan, 7.3.5 berkenaan dengan verifikasi disain dan pengembangan, 7.3.6 validasi
disain dan pengembangan, dan 7.3.7 berkenaan dengan pengendalian perubahan
disain dan pengembangan. Adapun esensi dan interpretasi dari masing-masing sub
klausul tersebut adalah sebagai berikut:
7.3.1 Perencanaan
disain dan pengembangan (Design and
development planning)
Klausul ini
mengharuskan organisasi merencanakan dan mengendalikan proses disain dan
pengembangan produk. Dalam perencanaan
disain dan pengembangan, organisasi harus menetapkan:
a)
tahapan
disain dan pengembangan,
b)
tinjauan,
verifikasi dan validasi yang tepat pada setiap tahap disain dan pengembangan,
dan
c)
tanggung
jawab dan wewenang untuk melakukan kegiatan disain dan pengembangan.
Dalam klausul ini dijelaskan pula bahwa organisasi harus
mengelola bidang temu antara kelompok-kelompok yang berbeda yang terlibat dalam
disain dan pengembangan untuk memastikan efektifnya komunikasi dan kejelasan
penugasan tanggung jawab.
Output perencanaan harus diperbaharui atau dimutakhirkan
sesuai dengan kemajuan disain dan pengembangan.
Klausul ini memuat pula catatan terkait dengan kegiatan
tinjauan, verifikasi dan validasi sebagai berikut
CATATAN Tinjauan,
verifikasi, dan validasi disain dan
pengembangan mempunyai tujuan yang berbeda. Ketiganya dapat dilakukan dan
dicatat/direkam secara terpisah atau
dalam kombinasi apapun yang sesuai dengan produk dan organisasi.
Klausul ini menyatakan bahwa input-input yang berhubungan
dengan persyaratan produk harus ditetapkan dan rekamannya dipelihara (lihat
4.2.4). Input tersebut harus mencakup:
a) persyaratan
fungsi dan kinerja,
b)
persyaratan undang-undang dan peraturan yang berlaku,
c)
bila dapat, informasi yang diturunkan dari proses disain
sebelumnya yang serupa, dan
d) persyaratan lain yang perlu bagi disain
dan pengembangan.
Input-input tersebut harus ditinjau kecukupannya.
Persyaratan harus lengkap, tidak ambigu atau membingungkan dan tidak saling
bertentangan satu sama lain.
7.3.3 Output disain
dan pengembangan (Disain and development
outputs)
Dalam klausul ini dijelaskan bahwa output disain dan
pengembangan harus disajikan dalam bentuk yang sesuai untuk verifikasi terhadap
input disain dan pengembangan dan harus disetujui sebelum dikeluarkan.
Output disain dan pengembangan
harus
a) memenuhi
persyaratan input disain dan pengembangan,
b)
memberi informasi yang sesuai untuk kegiatan
pembelian, produksi dan penyediaan jasa,
c) berisi atau mengacu pada kriteria
keberterimaan produk, dan
d) menentukan karakteristik produk yang
esensial untuk pemakaian produk tersebut
secara aman dan benar.
Klausul ini memuat pula catatan terkait dengan informasi
produksi dan penyediaan jasa sebagai berikut:
Dalam klausul ini dinyatakan bahwa pada tahapan yang sesuai,
tinjauan yang sistematis terhadap disain dan pengembangan harus dilakukan
sesuai dengan pengaturan yang direncanakan (lihat 7.3.1)
a)
untuk
menilai kemampuan hasil disain dan pengembangan dalam memenuhi persyaratan, dan
b)
untuk
mengenali masalah apapun dan menyarankan tindakan yang diperlukan.
7.3.5 Verifikasi disain dan pengembangan (Design and development verificaion)
Klausul ini menjelaskan bahwa verifikasi harus dilakukan
sesuai dengan pengaturan yang telah direncanakan (lihat 7.3.1) untuk memastikan
bahwa output disain dan pengembangan telah memenuhi persyaratan input disain
dan pengembangan. Rekaman hasil verifikasi dan setiap tindakan yang diperlukan
harus dipelihara (lihat 4.2.4).
7.3.6 Validasi disain dan pengembangan (Design and development validation)
Dalam klausul ini dinyatakan bahwa validasi disain dan pengembangan
harus dilakukan sesuai dengan pengaturan yang telah direncakan (lihat 7.3.1)
untuk memastikan produk yang dihasilkan memiliki kemampuan memenuhi persyaratan bagi penerapan yang ditentukan
atau pemakaian yang dimaksudkan, bila diketahui. Bila mungkin, validasi harus
diselesaikan sebelum penyerahan atau penerapan produk tersebut. Rekaman hasil
validasi dan setiap tindakan yang diperlukan harus dipelihara (lihat 4.2.4)
7.3.7 Pengendalian
perubahan disain dan pengembangan (Control
of design and development)
Klausul ini berisi ketentuan bahwa, perubahan disain dan
pengembangan harus diidentifikasi dan rekamannya dipelihara. Perubahan harus
ditinjau, diverifikasi, dan divalidasi dengan cara yang tepat dan harus
disetujui sebelum diterapkan. Tinjauan perubahan disain dan pengembangan harus
mencakup penilaian pengaruh perubahan tersebut terhadap bagian produk dan
produk yang telah diserahkan. Rekaman hasil tinjauan perubahan dan setiap
tindakan yang diperlukan harus dipelihara (lihat 4.2.4).
7.4 Pembelian (Purchasing)
Klausul
ini berisi ketentuan atau persyaratan berkenaan dengan pembelian. Terdiri dari tiga
sub klausul, yakni: 7.4.1 berkenaan dengan proses pembelian, 7.4.2 berkenaan
dengan informasi pembelian, dan 7.4.3 berkenaan dengan verifikasi produk yang
dibeli. Adapun esensi dan interpretasi dari ketiga sub klausul tersebut adalah
sebagai berikut.
Dalam klausul ini dinyatakan bahwa
organisasi harus memastikan bahwa produk yang dibeli harus sesuai dengan
persyaratan pembelian yang telah ditetapkan. Jenis dan jangkauan kendali yang
diberlakukan terhadap pemasok dan produk yang dibeli harus bergantung pada
pengaruh dari produk yang dibeli terhadap realisasi produk berikutnya atau
produk akhir.
Dijelasan pula dalam klausul ini bahwa organisasi harus
mengevaluasi dan menseleksi pemasok berdasarkan pada kemampuan mereka untuk
memasok produk sesuai dengan persyaratan organisasi. Kriteria seleksi, evaluasi
dan evaluasi ulang harus ditetapkan.
Rekaman hasil evaluasi dan setiap tindakan yang muncul
dari evaluasi tersebut harus dipelihara (lihat 4.2.4)
Dalam klausul
ini dijelaskan bahwa informasi pembelian harus menguraikan produk yang dibeli,
termasuk bila sesuai:
a) persyaratan
untuk persetujuan produk, prosedur, proses dan peralatan,
b) persyaratan
kualifikasi personel, dan
c)
persyaratan sistem manajemen mutu.
Kecuali itu, dijelaskan pula bahwa
organisasi harus memastikan kecukupan persyaratan pembelian yang ditentukan
sebelum dikomunikasikan ke pemasok.
7.4.3 Verifikasi
produk yang dibeli (Verification of
purchased product)
Dalam klausul ini, dinyatakan bahwa organisasi harus
menetapkan dan menerapkan kegiatan inspeksi atau kegiatan lain yang diperlukan
untuk memastikan bahwa produk yang dibeli memenuhi persyaratan pembelian yang
telah ditentukan.
Bila organisasi atau pelanggannya bermaksud melakukan
verifikasi di tempat pemasok, maka organisasi harus menyatakan pengaturan
verifikasi yang dimaksud dan metode pelepasan produk dalam informasi
pembeliannya.
Mencermati
isi klausul 7.4 ini dapat disimpulkan bahwa terkait dengan proses pembelian
hal-hal yang harus dilakukan organisasi antara lain adalah; produk yang dibeli
harus sesuai dengan persyaratan pembelian, pembelian harus dilakukan pada
pemasok yang sudah dinilai dan terseleksi, informasi pembelian harus jelas, dan
sebelum produk diterima harus dilakukan verifikasi untuk memastikan apakah
produk tersebut sudah memenuhi persyaratan pembelian.
7.5 Produksi dan penyediaan jasa (Production and service provision)
Klausul
ini berisi ketentuan atau persyaratan berkenaan dengan produksi dan penyediaan
jasa. Terdiri dari lima sub klausul, yakni: 7.1.1 berkenaan dengan pengendalian
produksi dan penyediaan jasa, 7.5.2 berkenaan dengan validasi proses produksi dan
penyediaan jasa, 7.5.3 berkenaan dengan identifikasi dan mampu telusur, 7.5.4
berkenaan dengan kepemilikan pelanggan, 7.5.5 berkenaan dengan preservasi
produk. Adapun esensi dan interpretasi dari kelima sub klausul tersebut adalah
sebagai berikut.
7.5.1 Pengendalian
produksi dan penyediaan jasa (Control of
production and service provision)
Klausul ini berisi ketentuan bahwa organisasi
harus merencanakan dan melaksanakan produksi dan penyediaan jasa dalam keadaan
terkendali. Keadaan terkendali harus mencakup, jika berlaku:
a)
ketersediaan informasi yang menguraikan karakteristik
produk,
b)
ketersediaan instruksi kerja, sebagaimana diperlukan,
c)
pemakaian
peralatan yang sesuai,
d)
ketersediaan dan penggunaan peralatan pemantauan dan
pengukuran,
e) penerapan
kegiatan pemantauan dan pengukuran, dan
f)
penerapan kegiatan-kegiatan pelepasan, penyerahan
dan pasca penyerahan produk.
Mencermati isi
klausul 7.5.1 ini jelas terlihat bahwa klausul ini menuntut organisasi agar
melakukan perencanaan dan proses produksi atau penyediaan jasa dalam keadaan
terkendali. Hal tersebut dibuktikan dengan tersedianya informasi berkenaan
dengan karakteristik produk, instruksi kerja untuk proses produksi, penggunaan
peralatan yang sesuai, ketersediaan peralatan pemantauan dan pengukuran, diterapkannya
kegiatan pemantauan dan pengukuran, serta kegiatan-kegiatan pelepasan, penyerahan
dan pasca penyerahan.
7.5.2 Validasi proses produksi dan penyediaan jasa (Validation of processes for production and service provision)
Klausul ini
mengharuskan organisasi melakukan validasi terhadap setiap proses produksi dan
penyediaan jasa, apabila output yang dihasilkan tidak dapat diverifikasi oleh
pemantauan dan pengukuran yang berurutan dan sebagai konsekuensinya kekurangan
produk tersebut hanya terlihat setelah produk tersebut digunakan atau jasanya
diserahkan.
Dalam klausul
ini ditegaskan pula bahwa organisasi harus menetapkan pengaturan untuk
proses-proses tersebut termasuk, bila berlaku:
a) kriteria yang
ditetapkan untuk tinjauan dan persetujan proses,
b)
persetujuan peralatan dan kualiikasi personel,
c)
pemakaian metode dan prosedur tertentu,
d)
persyaratan rekaman, dan
e) validasi ulang.
Klausul ini intinya berisi ketentuan bahwa organisasi
harus melakukan validasi terhadap proses produksi dan penyediaan jasa, bila
proses-prosesnya tidak bisa dipantau setiap tahapnya. Sehingga kekurangan
produk tersebut hanya dapat diketahui setelah produk tersebut digunakan atau
kalau produknya bersifat jasa setelah jasa tersebut diserahkan.
Klausul ini menjelaskan bahwa apabila
cocok, organisasi harus melakukan identifikasi terhadap produk dengan cara yang
sesuai di seluruh realisasi produk.
Organisasi harus melakukan identifikasi terhadap status
produk sehubungan dengan persyaratan pemantauan dan pengukuran diseluruh
realisasi produk.
Dijelaskan pula dalam klausul ini bahwa bila mampu
telusur menjadi persyaratan, maka organisasi harus mengendalikan identifikasi
produk yang khas dan memelihara rekamannya (lihat 4.2.4)
Klausul ini intinya mengharuskan organisasi melakukan
identifikasi terhadap seluruh produk, sehingga setiap produk yang dihasilkan
dapat ditelusuri proses produksi dan status produk tersebut terkait dengan
persyaratan pemantauan dan pengukuran.
Dalam klausul ini dinyatakan bahwa
organisasi harus berhati-hati dengan kepemilikian pelanggan selama dalam
pengendalian organisasi atau digunakan oleh organisasi. Organisasi harus
mengenali, memverifikasi, melindungi dan menjaga milik pelanggan yang
disediakan untuk dipakai atau disatukan ke dalam produk. Jika ada milik
pelanggan yang hilang, rusak atau ditemukan tidak layak pakai, maka organisasi
harus melaporkannnya kepada pelanggan dan memelihara rekamannya (lihat 4.2.4)
Menurut klausul ini, organisasi harus
melakukan preservasi produk selama proses internal dan penyerahan ke tujuan yang
dimaksudkan agar supaya tetap sesuai dengan persyaratan. Bila dapat diterapkan,
preservasi harus mencakup, identifikasi, penanganan, pengemasan, penyimpanan
dan perlindungan. Preservasi harus berlaku pula untuk bagian produk.
Mencermati esensi dari klausul ini dapat dipahami bahwa
organisasi harus melakukan preservasi terhadap produk mulai dari proses
internal sampai pada produk tersebut sampai ke tangan pelanggan. Preservasi
tersebut tidak hanya berlaku pada produk utama tetapi juga mencakup
bagian-bagian dari produk tersebut.
7.6 Pengendalian
peralatan pemantauan dan pengukuran (control
of monitoring and measuring equipment)
Klausul ini
berisi ketentuan tentang pengendalian peralatan pemantauan dan pengukuran. Dijelaskan
dalam klausul ini bahwa organisasi harus menetapkan pemantauan dan pengukuran
yang dilakukan dan peralatan pemantauan dan pengukuran yang diperlukan untuk
memberikan bukti kesesuaian produk terhadap persyaratan yang ditetapkan.
Selain itu, klausul ini
mengharuskan pula organisasi menetapkan proses untuk memastikan bahwa
pemantauan dan pengukuran dapat dilakukan dan dilakukan taat asas dengan
persyaratan pemantauan dan pengukuran.
Apabila diperlukan untuk
memastikan keabsahan hasil, peralatan pengukuran harus:
a) dikalibrasi
atau diverifikasi, atau keduanya pada selang waktu tertentu, atau sebelum
dipakai, terhadap standar pengukuran yang dapat ditelusuri pada standar
pengukuran nasional dan internasional; bila standar tersebut tidak ada, dasar
yang digunakan untuk kalibrasi atau verifikasi harus direkam (lihat 4.2.4)
b) disetel atau
disetel ulang seperlunya;
c)
memiliki identifikasi untuk menentukan status
kalibrasinya;
d)
dijaga dari penyetelan yang akan membuat hasil
pengukurannya tidak sah;
e) dilindungi dari kerusakan dan penurunan mutu selama
penanganan, pemeliharaan, dan penyimpanan.
Selain itu klausul ini
mengharuskan pula organisasi menilai dan merekam keabsahan hasil pengukuran
sebelumnya bila peralatan ditemukan tidak memenuhi persyaratan. Organisasi
harus melakukan tindakan yang sesuai pada peralatan dan produk manapun yang
terpengaruh oleh peralatan yang tidak memenuhi persyaratan tersebut. Rekaman
hasil kalibrasi dan verifikasi harus dipelihara (lihat 4.2.4)
Apabila digunakan dalam pemantauan
dan pengukuran persyaratan tertentu, maka kemampuan perangkat lunak komputer
untuk memuhi penerapan yang dimaksudkan harus dikonfirmasi. Hal ini harus
dilakukan sebelum penggunaan awal dan dikonfirmasi ulang bila diperlukan.
Klausul ini pada intinya berisi ketentuan agar organisasi
melakukan pengendalian terhadap peralatan pemantauan dan pengukuran, agar hasil
pemantauan dan pengukuran betul-betul memberi bukti bahwa produk yang
dihasilkan telah memenuhi persyaratan yang ditentukan. Untuk itu, peralatan pemantauan dan pengukuran
harus dikalibrasi dan atau diverifikasi secara periodik atau sebelum digunakan
dan dijaga dari kemungkinan terjadinya penyetelan yang dapat mengakibatkan
hasil pengukurannya tidak sah.
Hoyle, David. (2003) . ISO 9000 Quality Systems Handbook. London:
Butterworth Heinemann.
The International Organization for
Standardization.
(2008) . ISO 9001:2008 Quality Management System: Requirement. Geneva: Author.
NOTE Mohon berkenan meberi komentar
Tidak ada komentar:
Posting Komentar