PERSYARATAN ISO 9001:2008 (Klausul 6)

By Erfi Ilyas  

erfiilyas@yahoo.com
 

6          Pengelolaan sumber daya

Klausul ini berisi persyaratan berkenaan dengan pengelolaan sumber daya. Terdiri dari empat sub klausul, yakni 6.1 memuat ketentuan tentang pengadaan sumber daya, 6.2 tentang sumber daya manusia, 6.3 tentang infra struktur, dan 6.4 tentang lingkungan kerja.

6.1       Penyediaan sumber daya (Provision of resources)

   Klausul ini menyatakan bahwa organisasi harus menetapkan dan menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk: menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu dan terus-menerus memperbaiki keefektifannya, dan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan cara memenuhi persyaratan pelanggan.

           Dari isi klausul ini dapat dipahami bahwa penyediaan sumber daya pada dasarnya tidak hanya untuk memenuhi kebutuhan sumberdaya untuk menjalankan proses-proses sistem manajemen mutu, melainkan juga dalam rangka meningkatkan kepuasan pelanggan. Boleh jadi ada sumberdaya yang sebetulnya tidak dibutuhkan secara langsung oleh proses sistem manajemen mutu, tetapi manakala sumberdaya tersebut berpengaruh terhadap kepuasan pelanggan, maka harus mendapat perhatian organisasi.

6.2       Sumber daya manusia (Human resources)

6.2.1   Umum (General)

 Klausul ini mensyaratkan bahwa personel yang melaksanakan suatu pekerjaan yang mempengaruhi kesesuaian terhadap persyaratan produk harus berkemampuan atas dasar: pendidikan yang sesuai, pelatihan, keterampilan, dan pengalaman.

Mengacu pada esensi klausul ini, dapat dipahami bahwa kelayakan setiap personel dalam melaksanakan suatu tugas harus dinilai dengan menggunakan aspek-aspek di atas. Kecuali itu, personel yang harus memiliki kemampuan sesuai dengan aspek-aspek tersebut tidak hanya personel yang pekerjaannya dapat mempengaruhi kesesuaian terhadap persyaratan produk secara langsung tetapi juga personel yang mungkin pekerjaannya tidak secara langsung mempengaruhi kesesuaian terhadap persyaratan produk.  Ini  salah satu hal yang membedakan antara ISO 9001:2008 dengan ISO 9001:2000. Kalau pada ISO 9001:2000 personel yang harus ditetapkan kemampuannya sesuai dengan aspek di atas hanyalah personel yang pekerjaannya secara langsung berhubungan dengan produk atau penyediaan jasa. Sementara personel pendukung yang pekerjaannya tidak berhubungan secara langsung dengan produk, tidak harus  memenuhi ketentuan di atas.

6.2.2   Kemampuan, pelatihan dan kesadaran (Competence, training and awareness)

  Klausul ini mengatur tentang kemampuan, pelatihan dan kesadaran atau kepedulian sumber daya manusia. Ditegaskan dalam klausul ini, bahwa organisasi harus: menentapkan kompetensi personel, jika berlaku, menyediakan pelatihan atau melakukan tindakan lain untuk mencapai kompetensi yang diperlukan, menilai keefektifan tindakan yang dilakukan, memastikan bahwa personel organisasi peduli akan relevansi dan pentingnya kegiatan mereka dan bagaimana mereka berkontribusi terhadap pencapaian sasaran mutu, dan memelihara rekaman-rekaman yang sesuai berkenaan dengan pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman.

Dari isi klausul ini dapat dimengerti bahwa terkait dengan sumber daya manusia ada beberapa hal yang mutlak harus dilakukan organisasi, yaitu:

• Menetapkan kemampuan yang dibutuhkan untuk setiap jabatan atau pekerjaan yang ada dalam organisasi berdasarkan pada aspek aspek sebagaiana dijelaskan dalam klausul 6.2.1 yaitu pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman. Dalam banyak organisasi penetapan kemampuan untuk masing-masing aspek  tersebut dituangkan dalam dokumen yang disebut ”standar kompetensi jabatan”.

• Menilai kompetensi masing-masing staf sesuai dengan standar kompetensi jabatan. Hasil penilaian kompetensi tersebut dalam prakteknya sering disebut matrik kompetensi.

• Mengacu pada matriks kompetensi, maka organisasi harus melakukan pengembangan staf untuk memenuhi kompetensi yang belum sesuai dengan standar. Pengembangan tersebut bisa dalam bentuk pelatihan atau tindakan lain yang sesuai.

• Mengevaluasi program pengembangan yang dilakukan untuk menentukan apakah program tersebut efektif. Dengan kata lain apakah melalui program pengembangan tersebut staf berhasil mencapai kompetensi yang telah ditetapkan dalam standar kompetensi jabatan. 

• Memastikan bahwa seluruh personel organisasi menyadari dan memahami dengan baik peran serta kontribusi pekerjaan mereka terhadap keberhasilan organisasi secara keseluruhan utamanya yang terkait dengan pencapaian sasaran mutu.

6.3       Prasarana (Infrastructure)

Klausul ini memuat persyaratan berkenaan dengan prasarana. Ditegaskan dalam klausul ini bahwa organisasi harus menetapkan, menyediakan dan memelihara prasarana yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian pada persyaratan produk. Prasarana mencakup, jika berlaku gedung, ruang kerja, dan kelengkapan terkait, peralatan proses (baik perangkat keras maupun perangkat lunak), dan jasa-jasa pendukung (seperti alat transportasi, komunikasi atau sistem informasi).

           Dengan mencermati isi klausul ini dapat dimengerti bahwa terkait dengan masalah prasarana, organisasi tidak hanya dituntut menetapkan dan menyediakan prasarana melainkan juga memeliharanya. Ukuran dari pemenuhan terhadap persyaratan ini adalah sejauhmana prasarana yang dimiliki mampu mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk.

6.4       Lingkungan kerja (work environment)

Klausul ini memuat persayaratan tentang lingkungan kerja. Ditegaskan dalam klausul ini bahwa organisasi harus menetapkan dan mengelola lingkungan kerja yang dibutuhan untuk mencapai kesesuaian pada persyaratan produk. Dalam klausul ini terdapat catatan terkait dengan pengertian istilah lingkungan kerja sebagai berikut: Istilah ”lingkungan kerja” (work environment) berhubungan dengan kondisi pada mana pekerjaan tersebut dilakukan yang mencakup faktor fisik, faktor lingkungan dan faktor-faktor lain (seperti kebisingan, suhu, kelembaban, pencahayaan atau cuaca).

Sama halnya dengan klausul 6.3, pada klausul ini ditegaskan pula bahwa organisasi harus mengelola lingkungan kerja sedemikian rupa guna mewujudkan lingkungan kerja yang kondusif sehingga mampu mencapai kesesuaian terhadap persyaratan produk. Dengan demikian jelas bahwa ukuran pemenuhan terhadap persyaratan ini adalah sejauh mana lingkungan kerja yang tercipta mampu memenuhi kesesuian terhadap persyaratan produk.

Referensi

Hoyle, David. (2003) .  ISO 9000 Quality Systems Handbook. London: Butterworth Heinemann.

The International Organization for Standardization. (2008) . ISO 9001:2008 Quality Management System: Requirement. Geneva:  Author.

NOTE Mohon berkenan memberi komentar