KEBIJAKAN MUTU: Persyaratan dan Perumusannya

By: Erfi Ilyas

erfiilyas@yahoo.com

Definisi dan Pengertian Kebijakan Mutu

Pengertian atau definisi kebijakan mutu (quality policy) menurut standar ISO 9000:2005 adalah:

overall intentions and direction of  an organization related to quality as formally expressed by top management.

(maksud dan arahan secara menyeluruh sebuah organisasi tentang mutu seperti yang dinyatakan secara resmi oleh pucuk pimpinan).

 

Adapun fungsi kebijakan mutu tersebut antara lain adalah:

•   Merupakan pernyataan resmi dari manajemen puncak berkenaan dengan arah dan tujuan kinerja mutu (quality performance) yang hendak dicapai;

•    Menjadi landasan atau acuan perumusan sasaran mutu dan pengembangan dokumen lainnya.

•  Menjadi landasan atau acuan bagi seluruh anggota organisasi dalam menjalankan kehidupan berorganisasi.

Dengan demikian jelas bahwa kebijakan mutu merupakan asas yang menjadi garis besar dan pondasi rencana dalam hal mutu. Kebijakan mutu merupakan pernyataan cita-cita, tujuan, prinsip atau maksud sebagai garis pedoman untuk manajemen dalam usaha mencapai sasaran mutu. Kebijakan mutu bisa diibaratkan seperti pembukaan undang-undang dasar pada sebuah negara. Oleh karena itu, seyogianya perumusan kebijakan mutu dilakukan dengan penuh kesungguhan mengacu pada kondisi real organisasi serta visi dan misi organisasi. Sehingga kebijakan mutu tidak hanya sekedar kata-kata mutiara penghias dinding-dinding ruang kerja.

Persyaratan Kebijakan Mutu   

Persyaratan berkenaan dengan kebijakan mutu diatur dalam klausul 5.3 standar ISO 9001:2008, yang memuat ketentuan sebagai berikut:

ISO 9001:2008 Clause 5.3

Top management shall ensure that the quality policy

a) is appropriate to the purpose of the organization,

b) includes a commitment to comply with requirements and continually improve the     effectiveness of the qualitymanagement system,

c) provides a framework for establishing and reviewing quality objectives,

d) is communicated and understood within the organization, and

e) is reviewed for continuing suitability.

Untuk institusi pendidikan, perlu pula dicermati ketentuan yang dimuat dalam klausul 5.3 IWA 2:2007 berkenaan dengan kebijakan mutu sebagai berikut.

IWA 2:2007 Clause 5.3     

The educational organization’s top management should use the quality policy for guiding and leading the decision-making involved in the continuous improvement of the educational processes.

The quality policy should be documented.

The quality policy should be consistent with professional education standards, government rules and regulations, accreditation requirements and other policies of the educational organization. Top management should ensure that the quality policy is communicated and understood, implemented, and maintained by the organization.

The highest authority in the organization signing the quality policy should ensure its continued suitability.

Mengacu pada klausul 5.3 standar ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007, dapat disarikan beberapa hal berkenaan dengan kebijakan mutu sebagai berikut:

• Kebijakan mutu harus sesuai dengan maksud organisasi, dalam hal ini visi (vision), misi (mission), dan tujuan (goals).   
• Kebijakan mutu harus mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan. Baik persyaratan pelanggan maupun peraturan perundang-undangan. Untuk institusi pendidikan termasuk persyaratan akreditasi (accreditation requirements) dan kebijakan organisasi pendidikan lainnya.
• Kebijakan mutu juga harus memuat komitmen untuk senantiasa memperbaiki efektifitas sistem manajemen mutu.
• Kebijakan mutu juga harus menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu.
• Kebijakan mutu harus didokumentasikan, dikomunikasikan dan dipahami serta diimplementasikan oleh seluruh anggota organisasi.
• Kebijakan mutu harus selalu ditinjau untuk memastikan kesesuaiannya dengan kondisi organisasi.

Teknik Penyusunan Kebijakan Mutu

Tidak ada ketentuan dalam standar ISO 9001:2008 tentang bagaimana cara menyusun kebijakan mutu. Cara yang umum digunakan adalah dengan jalan merespon semua persyaratan kebijakan mutu sebagaimana dimuat dalam klausul 5.3. Mengacu pada klausul 5.3, perumusan kebijakan mutu dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

  

Untuk memenuhi butir a) is appropriate to the purpose of the organization, misalnya kalimat pertama dapat berbunyi sebagai berikut:

“sebagai perusahaan/organisasi yang bergerak dalam bidang ………………………… pucuk pimpinan dan seluruh staf ……………………………. Berkomitmen untuk ………………….”

Disambung dengan butir b) includes a commitment to comply with requirements and continually improve the effectiveness of the qualitymanagement system:

“kami akan menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu untuk memenuhi persyaratan ISO 9001:2008 dengan mematuhi seluruh peraturan perundang-undangan yang berlaku serta meningkatkan efektifitas sistem manajemen mutu guna mewujudkan dan meningkatkan kepuasan pelanggan  ………..”

Untuk memenuhi butir c) provides a framework for establishing and reviewing quality objectives, dapat dituliskan kalimat sebagai berikut:

“Tim manajemen kami akan meninjau secara periodik kinerja sistem manajemen dan sasaran mutu kami yang ditetapkan untuk jangka waktu ............. yang harus didukung oleh sasaran mutu pada tingkat unit kerja ……..”

Untuk merespon ketentuan dalam butir d) is communicated and understood within the organization, dapat ditulis:

“ ……. Kebijakan mutu ini secara reguler dikomunikasikan pada seluruh anggota organisasi... ”

Terakhir, untuk memenuhi ketentuan e), is reviewed for continuing suitabilit, dapat dituliskan:

“ ……….. kebijakan mutu akan ditinjau secara berkala agar selalu sesuai dengan kebutuhan organisasi ……….”

Disamping memuat hal-hal yang secara eksplisit dinyatakan dalam klausul 5.3 standar ISO 9001:2008, umum pula dilakukan banyak organisasi melengkapi kebijakan mutu dengan nilai-nilai yang dijadikan acuan bersikap dan berperilaku bagi seluruh karyawan dalam menjalankan kehidupan berorganisasi.

  

Teknik perumusan kebijakan mutu sebagaimana diuraikan di atas, hanyalah salah satu contoh. Tidak ada keharusan bagi organisasi merumuskan kebijakan mutu dengan cara tersebut, karena memang tidak ada aturan yang ditetapkan secara baku dalam kelompok standar ISO 9000 tentang penulisan kebijakan mutu.

Contoh Kebijakan Mutu untuk Lembaga Pendidikan

KEBIJAKAN MUTU

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) NEGERI 1 DAMAI DIHATI

Manajemen beserta seluruh pendidik dan tenaga kependidikan SMK Negeri 1 Damai Dihati berkomitmen menyelenggarakan pendidikan yang bermutu dalam rangka menghasilkan sumberdaya manusia yang terampil, berkarakter dan berakhlak mulia.

Kami akan menerapkan dan memelihara sistem manajemen mutu guna memenuhi persyaratan standar ISO 9001:2008 dengan mematuhi seluruh peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam penyelenggaraan pendidikan.

Kami akan meningkatkan efektifitas sistem manajemen mutu kami secara berkelanjutan guna mewujudkan dan meningkatkan kepuasan pelanggan kami.

Tim manajemen kami akan meninjau secara periodik kinerja sistem manajemen dan sasaran mutu kami yang ditetapkan untuk jangka waktu satu tahun ajaran yang harus didukung oleh sasaran mutu pada tingkat unit kerja.

Kebijakan mutu ini secara reguler dikomunikasikan pada seluruh civitas akademica SMK Negeri 1 Damai Dihati  dan akan ditinjau secara berkala oleh tim manajemen untuk memastikan kesesuaiannya dengan kebutuhan dan kondisi SMK Negeri 1. Dama Dihati.

Dalam menjalankan aktivitas sehari-hari demi terwujudnya kebijakan mutu ini, kami berkomitmen pula untuk menjunjung tinggi dan menerapkan nilai-nilai sebagai berikut:

etika dan moral

kerja sama dan kebersamaan

profesionalisme

koordinasi, integrasi dan sinkronisasi

Damai Dihati,  32 Februari 2012

Kepala Sekolah,

Drs. Raja Di Langit

NIP. 130640997001

  

NOTE: Mohon beri komentar