Persyaratan ISO 9001:2008 (Klausul 5)

By Erfi Ilyas

erfiilyas@yahoo.com

Sistem Manajemen Mutu – Persyaratan

(Quality management system — Requirements)

5.         Tanggung jawab manajemen (Management responsibility)

5.1       Komitmen manajemen (Management commitment)

Klausul ini menekankan bahwa manajemen puncak (top management) harus memberi bukti komitmennya terhadap pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu serta perbaikan efektivitas sistem manajemen mutu tersebut secara berkelanjutan. Komitmen tersebut harus ditunjukkan dengan jalan: mengkomunikasikan pada seluruh organisasi pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan maupun persyaratan peraturan dan perundang-undangan, menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu, melakukan tinjauan manajemen dan memastikan tersedianya sumber daya yang dibutuhkan.

5.2       Pusat perhatian pada pelanggan (Customer focus)

Dalam klausul ini dijelaskan bahwa manajemen puncak harus memastikan bahwa persyaratan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

5.3       Kebijakan mutu (Quality policy)

Klausul ini mengharuskan manajemen puncak untuk merumuskan kebijakan mutu. Kebijakan mutu tersebut harus sesuai dengan tujuan organisasi, mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan dan memperbaiki efektivitas sistem manajemen mutunya secara berkelanjuan, menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu. Ditegaskan pula bahwa kebijakan mutu tersebut harus dikomunikasikan dan dipahami oleh seluruh anggota organisasi (karyawan), dan ditinjau agar terus menerus sesuai.

Mencermati isi klausul ini, paling tidak ada dua hal yang perlu diperhatikan secara sungguh-sungguh terkait dengan kebijakan mutu. Pertama dari segi isi, kebijakan mutu harus sesuai dengan tujuan organisasi (visi, misi dan tujuan). Kebijakan mutu harus memuat komitmen organisasi untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan perundang-undangan serta komitmen untuk memperbaiki efektifitas sistem manajemen mutu secara berkelanjutan serta kerangka kerja untuk menetapkan sasaran mutu. Kedua, kebijakan mutu harus disosialisasikan pada seluruh anggota organisasi untuk dipahami dan dijadikan rujukan dalam melakukan kegiatan sesuai dengan bidang tugas masing-masing. Berikutnya, kebijkaan mutu harus selalu ditinjau untuk memastikan relevansi kebijakan mutu tersebut dengan kondisi organisasi.  

5.4       Perencanaan (Planning)

5.4.1   Sasaran Mutu (Quality objective)

Klausul ini berisi ketentuan bahwa manajemen puncak harus memastikan sasaran mutu, termasuk yang dibutuhkan untuk memenuhi persyaratan produk, ditetapkan pada fungsi dan tingkat yang relevan dalam organisasi. Sasaran mutu harus dapat diukur dan konsisten dengan kebijakan mutu.

Mencermati isi klausul ini, jelas bahwa disamping sasaran mutu tingkat organisasi, harus pula ditetapkan sasaran mutu pada setiap unit kerja yang relevan.  Mengingat sasaran mutu harus dapat diukur, maka dalam prakteknya sasaran mutu dirumuskan dengan pendekatan  SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Timely).

5.4.2   Perencanaan sistem manajemen mutu (Quality managemen system planning)

Klausul ini memuat persyaratan berkenaan dengan perencanaan sistem manajemen mutu. Dijelaskan dalam klausul ini bahwa manajemen puncak harus memastikan: perencanaan sistem manajemen mutu harus dilakukan untuk memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam klausul 4.1 maupun sasaran mutu, dan keterpaduan sistem manajemen mutu harus tetap terpelihara bila perubahan terhadap sistem manajemen mutu direncanakan dan perubahan tersebut diterapkan. Artinya bila ada rencana perubahan terhadap sistem manajemen mutu, maka keterpaduan sistem manajemen mutu harus tetap terjaga dengan cara menyesuaikan sub sistem yang lain dengan perubahan tersebut.

5.5      Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi (responsibility, authority and communication)

5.5.1    Tanggung jawab dan wewenang (Responsibility and authority)

Dalam klausul ini dijelaskan bahwa manajemen puncak harus memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang ditetapan dan dikomunikasikan dalam organisasi. Artinya tanggung jawab dan wewenang tersebut harus diketahui dan dipahami oleh semua pihak.

Ada banyak cara yang dapat dilakukan organisasi untuk menetapkan tanggung jawab dan wewenang.  Salah satu diantaranya adalah apa yang disebut dengan uraian jabatan atau ada pula yang menyebutnya dengan deskripsi tugas (job description) yang berisi uraian tentang tanggung jawab dan wewenang yang harus dilaksanakan oleh seorang karyawan.  Namun sesuai dengan tuntutan klausul ini, tanggung jawab dan wewenang tidak hanya sekedar ditetapkan tetapi yang lebih utama adalah bagaimana kemudian tanggung jawab dan wwenang tersebut dipahami dan dilaksankan dengan sungguh-sungguh.

5.5.2    Wakil manajemen (Management representative)

Klausul ini berisi ketentuan tentang penetapan wakil manajemen, dijelaskan dalam klausul ini bahwa manajemen puncak harus menunjuk seorang anggota manajemen organisasi sebagai Wakil Manajemen (management representative), atau dalam prakteknya sering disebut Wakil Manajemen Mutu, yang di luar tanggung jawab lain, memiliki tanggung jawab dan wewenang yang meliputi: memastikan proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu ditetapkan, diterapkan dan dipelihara, melaporkan kepada manajemen puncak tentang kinerja sistem manajemen mutu  dan kebutuhan apapun untuk perbaikannya, dan memastikan promosi kepedulian/kesadaran terhadap persyaratan pelanggan diseluruh organisasi.

            Mencermati isi klausul ini jelas bahwa wakil manajemen (management representaive) adalah orang yang paling bertanggung jawab terhadap kinerja sistem manajemen mutu. Wakil manajemen harus memiliki kompetensi tidak hanya yang terkait dengan seluk beluk sistem manajemen mutu itu sendiri tetapi juga kompetensi yang berhubungan dengan kecakapan menggerakkan dan memotivasi orang. Oleh karena itu, wakil manajemen haruslah salah seorang dari anggota manajemen organisai yang memiliki akses terhadap pengambilan kebijakan dan pendayagunaan sumber daya khususnya pemberdayaan orang. 

5.5.3   Komunikasi Intern (Internal communication)

Klausul ini berisi ketentuan yang mengharuskan manajemen puncak memastikan  bahwa proses komunikasi yang tepat ditetapkan dalam organisasi guna menjamin efektivitas sistem manajemen mutu.

Satu hal yang perlu diperhatikan berkenaan dengan isi klausul ini adalah bahwa yang utama dan terutama sekali dalam masalah komunikasi bukanlah keberadaan komunikasi itu sendiri, melainkan efektivitas dari komunikasi tersebut.

5.6       Tinjauan manajemen (management review)

5.6.1   Umum (General)

Klausul ini menyatakan bahwa manajemen puncak harus meninjau sistem manajemen mutu organisasi, pada selang waktu terencana. Adapun tujuan dari tinjauan manajemen tersebut adalah untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan sistem manajemen mutu yang terus berlanjut. Tinjauan ini harus pula mencakup penilaian peluang untuk perbaikan dan kebutuhan akan perubahan sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu.

5.6.2   Input tinjauan (Review input)

Klausul ini berisi ketentuan berkenaan dengan input tinjauan manajemen yang antara lain  harus mencakup informasi tentang: hasil-hasil audit, umpan balik pelanggan, kinerja proses dan kesesuaian produk, status tindakan pencegahan dan tindakan korektif, tindak-lanjut tinjauan manajemen yang lalu, perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu, dan rekomendasi untuk perbaikan.

5.6.3   Output tinjauan (Review output)

Dalam klausul ini dijelaskan bahwa output dari tinjauan manajemen harus mencakup keputusan dan tindakan apapun yang berkaitan dengan: perbaikan terhadap keefektifan sistem manajemen mutu dan proses-prosesnya, perbaikan terhadap  produk berkaitan dengan persyaratan pelanggan, dan kebutuhan sumber daya.

Mengacu pada isi klausul 5.6 dapat dimengerti bahwa tinjauan manajemen merupakan forum tertinggi yang dimiliki organisasi untuk mengevaluasi sistem manajemen mutu secara holistik.  Dalam tinjauan manajemen inilah dibahas semua hal yang terkait dengan sistem manajemen mutu, mulai dari kecukupan sistem itu sendiri, kinerja proses dan produk, hasil-hasil audit, umpan balik pelanggan, status tindakan korektif dan tindakan pencegahan,  hambatan-hambatan dalam penerapan sampai pada saran-saran untuk perbaikan. Satu hal yang juga perlu diperhatikan secara sungguh-sungguh dalam tinjauan manajemen adalah bahwa tinjauan manajemen tersebut harus menghasilkan ouput dalam bentuk keputusan yang berkaitan dengan hal-hal sebagaimana diuraikan pada klausul 5.6.3.

Tinjauan manajemen sebagaimana dijelaskan pada klausul 5.6.1 harus dilakukan secara periodik pada selang waktu yang terencana, namun tidak diatur dalam standar ini kapan dan beapa kali setahun tinjauan manajemen harus dilakukan. Pada prakteknya dalam banyak organisasi, tinjauan manajemen dilakukan minimal satu kali enam bulan.   

Referensi

Hoyle, David. (2003) .  ISO 9000 Quality Systems Handbook. London: Butterworth Heinemann.

The International Organization for Standardization. (2008) . ISO 9001:2008 Quality Management System: Requirement. Geneva:  Author.

NOTE Mohon perkenannya untuk memberi komentar