SEKILAS TENTANG ISO 9001:2008

By Erfi Ilyas

erfiilyas@yahoo.com

1.         Apa itu ISO dan Organisasi ISO

Kata-kata ISO bukanlah merupakan suatu singkatan sebagaimana sering diasumsikan banyak orang, melainkan sebuah kata berasal dari bahasa Yunani yang berarti sama. Penggunaan kata ISO dapat dijumpai pada kata “isotherm“, “isobar“, “isocost“, dan lain sebagainya. Kata ISO ini digunakan untuk nama organisasi sekaligus nama standar. Artinya, kata ISO bisa merujuk pada organisasi ISO itu sendiri bisa pula merujuk pada standar yang dihasilkan oleh organisasi tersebut. Hal ini berbeda dengan kondisi di Indonesia, dimana nama organisasinya adalah Badan Standardisasi Nasional (BSN) sementara standar yang dihasilkan diberi nama Standar Nasional Indonesia (SNI). 

 Organisasi ISO adalah organisasi internasional untuk standardisasi yang dalam bahasa Inggris dikenal dengan the International Organization for Standardization. Organisasi ini didirikan pada tahun 1947 dan berkedudukan di Jenewa, Swiss. Saat ini ISO beranggotakan 157 negara termasuk Indonesia yang diwakili oleh BSN. ISO merupakan federasi dunia badan-badan standar nasional negara anggota ISO.

Pekerjaan penyiapan Standar Internasional dilakukan melalui suatu komite teknik ISO (ISO technical committees). Untuk kelompok standar ISO 9000 dipersiapkan oleh komite teknik ISO/TC 176. Suatu konsep standar internasional yang dipersiapkan oleh komite teknik baru dapat diterbitkan sebagai standar internasional bila mendapat persetujuan oleh sekurang-kurangnya 75% dari badan anggota yang berhak memberikan suara. Jumlah standar yang telah diterbitkan oleh organisasi ISO sampai pada akhir tahun 2004 adalah sebanyak 14941 standar, salah satu diantaranya adalah standar ISO 9000. Dengan demikian, standar ISO 9000 hanyalah salah satu standar dari belasan ribu standar yang telah diterbitkan oleh organisasi ISO.

2.         Apa itu ISO 9000

ISO 9000 adalah salah satu standar yang diterbitkan oleh organisasi ISO yang memuat persyaratan tentang standar Sistem Manajemen Mutu (Quality Management Systems). Sistem manajemen mutu sendiri menurut definisi yang diberikan oleh ISO 9000:2005 adalah “management system to direct and control an organization with regard to quality” (sistem manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu). Dengan demikian jelas bahwa sistem manajemen mutu merupakan “management tool” bagi suatu organisasi atau institusi untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi mulai dari orang, sumber daya, dan proses-proses yang ada secara sistemik guna menghasilkan produk (barang dan jasa) yang berorientasi pada mutu, yaitu produk yang mampu memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan.

Sistem Manajemen Mutu (SMM) membangun kerangka kerja (framework)  untuk mengelola proses-proses kunci dan memastikan proses-proses tersebut memenuhi standar yang telah ditetapkan serta membantu organisasi mencapai tujuan-tujuannya dengan lebih efektif dan efisien. 

Sistem Manajemen Mutu (SMM) bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk baik barang maupun jasa dengan kebutuhan, harapan atau persyaratan tertentu yang ditetapkan atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan atau oleh organisasi sendiri. Sistem manajemen mutu mendefinisikan bagaimana organisasi menerapkan praktek-praktek manajemen mutu secara konsisten untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan dalam rangka membangun kepuasan pelanggan (customer satisfaction).

3.         Apa kegunaan standar ISO 9000

Kegunaan standar ISO 9000 adalah untuk memperagakan kemampuan organisasi untuk taat azas dalam memberikan produk baik barang maupun jasa yang memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan serta peraturan perundang-undangan yang berlaku. Adapun tujuannya adalah untuk membangun kepuasan pelanggan (customer satisfaction) melalui penerapan sistem secara efektif, termasuk proses perbaikan berlanjut (continual improvement) dari sistemnya dan kepastian kesesuaiannya dengan persyaratan pelanggan serta undang-undang dan peraturan yang berlaku. Melalui penerapan ISO 9000 memungkinkan organisasi meningkatkan kinerjanya untuk selalu selaras dengan perkembangan kebutuhan dan harapan masyarakat atau pelanggan. 

4.         Bagaimana Perkembangan Standar ISO 9000

ISO 9000 pertama kali diterbitkan pada tahun 1987 yang dikenal dengan ISO 9000 versi 1987. Tujuh tahun kemudian standar ini mengalami revisi sehingga lahirlah ISO 9000 versi tahun 1994. Enam tahun kemudian kembali standar ini mengalami revisi, sehingga lahirlah ISO 9000 versi 2000.  Delapan tahun kemudian, tepatnya pada akhir tahun 2008, standar ini kembali di revisi sehingga lahir ISO 9000 versi 2008 yang merupakan edisi terkini untuk saat ini.  Jadi ISO 9001:2008 merupakan standar ISO 9000 edisi ke empat.

5.         Apa saja Seri-seri Standar ISO 9000 versi 2008

Standar ISO 9000 adalah nama kelompok standar atau nama keluarga. Satu kelompok standar pada umumnya terdiri dari beberapa seri. Kelompok standar ISO 9000 versi tahun 2008 tidak berbeda dengan versi sebelumnya (versi tahun 2000) yang mana terdiri dari empat seri utama yaitu; ISO 9000:2005, ISO 9001:2008, ISO 9004:2009, dan ISO 19011:2011. Adapun isi dan kegunaan dari keempat seri tersebut adalah sebagai berikut:

ISO 9000:2005  Quality management system – Fundamentals and Vocabulary	Menguraikan dasar-dasar sistem manajemen mutu dan memerinci definisi istilah-istilah yang digunakan dalam sistem manajemen mutu
ISO 9001:2008  Quality management system – Requirements	Merincikan persyaratan sistem manajemen mutu (quality management system)
ISO 9004:2009  Managing for the sustained success of an organization — A Quality management approach	Menyediakan panduan untuk mendukung keberhasilan organisasi meraih sukes berkelanjutan (sustained success) dalam lingkungan yang kompleks dan selalu berubah melalui quality management approach. Namun standar ini tidak dimaksudkan untuk tujuan sertifikasi, regulasi atau kontrak.
ISO 19011:2011 Guidelines for auditing management system	Memberikan panduan tentang pengauditan sistem manajemen. Sesungguhnya seri ini bukan hanya panduan (guidelines) untuk mengaudit sistem manajemen mutu, tetapi juga sistem manajemen yang lain seperti sistem manajemen lingkungan dan sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja.

Dari keempat seri standar di atas, yang digunakan rujukan untuk proses sertifikasi hanyalah seri ISO 9001:2008, sementara seri yang lainnya tidak dimaksudkan untuk tujuan sertifikasi. Namun keempat seri standar di atas secara bersama-sama membentuk suatu coherent set dari standar sistem manajemen mutu. Artinya, keempat standar tersebut saling berkaitan secara logis dan saling melengkapi satu sama lain, meskipun nantinya yang digunakan untuk rujukan sertifikasi hanya satu seri yaitu ISO 9001:2008. Sehingga nama sertifikat yang diberikan pada suatu organisasasi sebagai pengakuan bahwa organisasi tersebut telah berhasil menerapkan sistem manajemen mutu secara konsekuen sesuai persyaratan adalah Sertifikat ISO 9001:2008.

Disamping empat seri utama sebagaimana diuraikan di atas, standar ISO 9000 dilengkapi pula dengan sejumlah standar pendukung. Adapun standar-standar pendukung yang dibutuhkan dalam pengembangan dan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9000 antara lain adalah sebagaimana disajikan dalam tabel berikut:

Standar	Isi
ISO 10001:2007	Quality management – Customer satisfaction- Guidelines for codes of conduct for organizations
ISO 10002:2004	Quality management – Customer satisfaction- Guidelines for complaints handling in organizations
ISO 10003:2007	Quality management – Customer satisfaction- Guidelines for dispute resolution external to organizations
ISO 10005:2005	Quality management systems – Guidelines for quality plan
ISO 10006: 2003	Quality management systems – Guidelines for quality management in projects
ISO 10007: 2003	Quality management systems – Guidelines for configuration management
ISO 10012:2003	Measurement management systems  – Requirements for measurement processes and measuring equipment
ISO/TR 10013:2001	Guidelines for quality management system documentation
ISO 10014:2006	Quality management – Guidelines for realizing financial and economic benefits
ISO 10015:1999	Quality management systems – Guidelines for training
ISO/TR 10017: 2003	Guidance on statistical techniques for ISO 9001:2000
ISO 10019: 2005	Guidelines for the selection of quality management system consultants and use of their services
ISO/IEC 90003:2004	Software engineering – Guidelines for the application of ISO 9001:2000 to computer software
IWA 1:2005	Quality management system - Guidelines for process improvements in health service organizations
IWA 2:2007	Quality management system – Guidelines for the application of ISO 9001:2000 in education
IWA 4:2009	Quality management systems – Guidelines for the application of ISO 9001:2000 in local government

6.            Membuktikan apa Sertifikat ISO 9001:2008

Sertifikat ISO 9001:2008 adalah dokumen yang membuktikan bahwa sebuah organisasi telah menerapkan Sistem Manajemen Mutu yang memenuhi standar ISO 9001:2008. Sertifikat ISO 9001:2008 merupakan pengakuan internasional terhadap suatu organisasi yang telah taat azas memberikan produk baik barang maupun jasa yang memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan serta peraturan perundang-undangan yang berlaku. Sertifikat tersebut diberikan setelah organisasi dinyatakan lulus dari suatu proses audit yang dilakukan oleh badan sertifikasi yang berwenang.   

7.            Siapa saja yang dapat menggunakan Standar ISO 9001:2008

Standar ISO 9001:2008 bersifat generik, artinya standar ini dapat digunakan oleh organisasi apa saja dalam sektor ekonomi apapun. Apakah organisasi swasta, organisasi pemerintah, atau organisasi nirlaba, apakah produknya barang atau jasa semuanya bisa menggunakan standar ini. Memang pada awalnya terutama untuk standar ISO 9000 versi 1987 dan 1994 penggunaannya didominasi oleh perusahaan swasta yang bergerak dalam industri manufaktur yang berorientasi ekspor. Namun sepuluh tahun terakhir ini penggunaan standar ISO 9000 sudah semakin luas dan menjangkau hampir seluruh sektor ekonomi. Disamping industri manufaktur, standar ini telah pula mulai digunakan oleh perusahaan-perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa seperti; jalan tol, stasiun televisi, perusahaan retail, jasa laboratorium, dan lain sebagainya. Bahkan lima tahun terakhir ini standar ISO 9000 tidak lagi asing di kalangan instansi pemerintah, seperti; Itjen, Ditjen, Balitbang, Kantor Samsat, Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD), Puskesmas, Rumah Sakit, Pusdiklat, Balai Diklat, Sekolah, Perguruan Tinggi. Bahkan di Departemen Pendidikan Nasional seluruh Setjen/Itjen/ Balitbang/Dj-MPDM/Dj-PMPTK/Dj-Dikti/Dj-PLS, P4TK, LPMP, dan BPPLSP semuanya telah meraih sertifikat ISO 9001:2008 pada tahun 2009 yang lalu.    

8.            Apa Manfaat sertifikat ISO 9001:2008

Bila Sistem Manajemen Mutu (SMM ) ISO 9001:2008 diterapkan secara konsisten, konsekuen dan dengan penuh komitmen dapat dipastikan akan memberikan banyak manfaat pada organisasi. Manfaat penerapan dan peraihan sertifikat ISO 9001:2008 dapat ditinjuan dari dua sisi yaitu manfaat internal (internal benefits) dan manfaat eksternal (eksternal benefits). Adapaun manfaat yang akan diperoleh secara internal dan eksternal antara lain adalah sebagai berikut:

8.1       Manfaat Internal (Internal benefits)

a.    Meningkatkan moril karyawan (employee morale)

b.    Meningkatkan efisiensi dan efektifitas manajemen

c.    Meningkatkan komunikasi dan kualitas iklim kerja

d.    Sarana internal benchmarking

e.    Meningkatkan ketertiban administrasi

f.     Standardisasi dan dokumentasi sistem kerja

g.    Mengurangi pemborosan dan duplikasi pekerjaan

h.    Mengurangi beban inspeksi

i.      Mendorong pengembangan sumberdaya manusia

j.      Mendorong penerapan perbaikan berlanjut (continual improvement)

8.2                  Manfaat Eksternal (External benefits)

a.    Pengakuan Internasional (international recognition)

b.    Meningkatkan kualitas produk dan pelayanan

c.    Meningkatkan kepuasan pelanggan (customer satisfaction)

d.    Mengurangi keluhan pelanggan (customer complaint)

e.    Meningkatkan reputasi dan citra organisasi

Referensi

Hoyle, David. (2003) .  ISO 9000 Quality Systems Handbook. London: Butterworth Heinemann.

The International Organization for Standardization. (2005) . Quality Management System: Term and Vocabulary ISO 9000:2005. Geneva:  Author.

The International Organization for Standardization. (2008) . Quality Management System: Requirement ISO 9001:2008. Geneva:  Author.

NOTE Mohon perkenannya untuk memberi komentar